Desde el Empire State Building hasta las animaciones ganadoras de Oscar de Pixar, el experto mundial doblado Flyvbjerg y el autor exitoso Dan Gardner revelan los secretos detrás Qué tan grandes se hacen las cosas.
Imagine dos proyectos.
El primero es la renovación de una pequeña cocina en una casa de Brooklyn. Según los estándares de los principales proyectos, es bastante modesto, pero es un gran problema para David y Deborah, los propietarios de la casa adosada. No pueden permitirse el lujo de que salga mal. Entonces contratan a un arquitecto que presenta un diseño simple y prepara planes cuidadosamente detallados.
El segundo es la creación de un nuevo museo de arte importante. Un arquitecto conocido en todo el mundo como artista visionario es contratado para dirigir el proyecto y desatar su salvaje imaginación. Comienza sacando un trozo de papel y dibujando garabatos locos.
Uno de estos proyectos se completa a tiempo y un poco por debajo del presupuesto. Todos están encantados. El otro proyecto se convierte en un desastre. Se tarda ocho veces más en terminar de lo que se suponía y va casi un 400% por encima del presupuesto.
¿Qué proyecto es cuál?
El proyecto exitoso es el Museo de Arte. De hecho, es el Guggenheim Bilbao, diseñado por el legendario arquitecto Frank Gehry. El edificio no solo se considera una de las obras maestras de la arquitectura moderna, sino que su creación fue un modelo de eficiencia y economía.
El proyecto desastroso es la renovación de la cocina. Tan modesto como era, tan cuidadosamente detallado como lo fueron los planes del arquitecto, tan decididos como David y Deborah lo hicieron bien, se alejó de ellos. Y pagaron el precio en dinero, tiempo y frustración.
Desafortunadamente, resultados como David y Deborah son mucho más comunes que los proyectos que se entregan en todos los ámbitos: la base de datos más grande del mundo de proyectos importantes revela que menos de la mitad de los proyectos (47.9%) terminan con el presupuesto. Menos de uno de cada diez (8.5%) se completan con el presupuesto y a tiempo. Y un 0.5% casi invisible de todos los proyectos se completan con el presupuesto, a tiempo y con los beneficios esperados.
¿Por qué tantos proyectos grandes se convierten en fiascos como la renovación de la cocina de David y Deborah? ¿Y por qué unos pocos seleccionados cumplen sus promesas y convierten las visiones en realidades triunfantes? Esto es lo que podemos aprender de algunos de los grandes proyectos más exitosos del mundo.
1. Los proyectos no salen mal tanto como comienzan mal. Los exitosos piensan lento y actúan rápido.
Hay un patrón claro en los proyectos que fallan: no hacen preguntas fundamentales, la planificación es rápida y superficial, y se apresuran a comenzar la entrega. Esto hace felices a todos porque las palas están en el suelo. Pero los desafíos no reconocidos o ignorados en la planificación no desaparecen. Cuando finalmente salen a la superficie, los gerentes se apresuran en busca de soluciones. Los retrasos causan más problemas. Más corriendo. Lentamente, lo que comenzó como un sprint se convierte en un doloroso trabajo. Se pierden los plazos. Los costos se disparan.
Si piensas rápido, actuarás lento. Y el proyecto estará en problemas profundos.
La solución es revertir el patrón.
Comience haciendo la pregunta fundamental: ¿Por qué hacer este proyecto? Solo cuando la respuesta es clara y acordada por todos debería planificar pasar a decisiones sobre qué forma tomará el proyecto y cómo entregarlo.
Así es como funciona Frank Gehry y es una razón fundamental por la cual, incluso con sus edificios atrevidamente innovadores, a menudo ofrece un presupuesto y a tiempo.
2. Simular e iterar.
Arriba. De adentro hacia afuera. Encontrar a Nemo. Estas películas animadas, y muchas más, ganaron Oscar, ganaron fortunas y se convirtieron en queridas piedras de toque culturales. Y Pixar Studios los creó a todos con un proceso implacable de probar ideas, probarlas e intentarlo nuevamente.
La planificación no debe ser un ejercicio abstracto de diagramas de flujo y horarios. En cambio, debería ser un proceso activo de aprendizaje. Prueba algo. Vea si funciona. Cámbielo y pruebe algo más. Al simular e iterando continuamente, los desafíos y los problemas surgen y se resuelven en el entorno relativamente barato y seguro de planificación.
3. Aproveche al máximo la experiencia.
El Empire State Building pasó de un concepto a las palas en el suelo en menos de un año y se completó un poco más de un año después de eso. Cuando se abrió oficialmente, exactamente a tiempo, estaba significativamente bajo el presupuesto. ¿La razón clave por la cual?
Contrataron a personas y empresas experimentadas. Usados diseños probados. Tecnología desplegada que había hecho el trabajo antes. Cuanta experiencia más real en el mundo real se teje en todas las facetas de un proyecto, más probable es tener éxito.
4. Vea el proyecto como «uno de esos».
Cada proyecto es único, en algún sentido u otro, pero al pronosticar el horario y el presupuesto del proyecto, es un error peligroso pensar que el proyecto está en una categoría de uno. Así es como las personas son tropezadas por el sesgo de optimismo y los mejores escenarios. En su lugar, vea el proyecto como en una categoría más grande, es «uno de esos», y use los resultados del mundo real de esa categoría como la base de su pronóstico.
Así es como un fiasco ferroviario de alta velocidad en Hong Kong se convirtió en un proyecto que se movió tan rápido como sus trenes, y terminó con el presupuesto y a tiempo.
5. Haz que el equipo sea real.
Las personas que trabajan en proyectos se llaman rutinariamente «equipos», pero cuando provienen de diferentes organizaciones que tienen diferentes intereses y objetivos, no es probable que realmente sean un equipo. No ponen el proyecto primero. Y no se desempeñan lo mejor que pueden. Para forjar un equipo real, alinee los intereses. Asegúrese de que el propósito del proyecto sea entendido por todos. Empoderar a las personas para que hagan su parte y se enorgullezcan de ello. Cuando tienes un sentido compartido de visión, misión y contribución, tienes un equipo, y una oportunidad mucho mejor para hacer de tu proyecto uno de los triunfos raros.
Esta alquimia fue esencial para la entrega exitosa de la terminal cinco del aeropuerto de Heathrow. Los proyectos del aeropuerto son una categoría particularmente terrible, pero la Terminal Cinco desafió las probabilidades y llegaron al presupuesto y a tiempo (aunque no sin problemas durante las primeras semanas de operación). Y en los años posteriores, los pasajeros han votado con frecuencia la mejor terminal del mundo.
6. Pregunte: «¿Cuál es mi Lego?»
LEGO está hecho de bloques simples e intercambiables producidos por las fábricas. Pero agregue un bloque a otro, y otro, y otro, y no hay límite para el tamaño y la complejidad de lo que puede construir.
Eso es modularidad. Es el principio detrás de la energía solar y eólica. Es cómo se diseñan las granjas de servidores. Con un poco de imaginación, los principios que hacen que la modularidad funcione (simplicidad, construcción de fábrica, escalabilidad) se pueden aplicar a una amplia gama de proyectos, desde automóviles y construcción hasta software y satélites.
Solo tienes que preguntar «¿Cuál es mi Lego?»
Qué tan grandes se hacen las cosas
Nada es más inspirador que una gran visión que se convierte en una nueva realidad triunfante. Piense en cómo el iPod de Apple pasó de un proyecto con un solo empleado a un lanzamiento de productos enormemente exitoso en once meses. Pero tales éxitos son la excepción. (Considere cómo el Proyecto CrossRail de Londres entregó cinco años tarde y miles de millones sobre presupuesto). ¿Por qué?
El experto mundial bent Flyvbjerg y el autor más vendido, Dan Gardner, revelan los secretos para planificar y entregar con éxito proyectos ambiciosos en cualquier escala, en este nuevo libro 'sabio, vívido e inolvidable' (Tim Harford).