Escribir una nota puede parecer un poco abrumador al principio, pero no es difícil si conoce los pasos. Al igual que con cualquier documento comercial, es importante formatear y organizar correctamente cualquier nota que esté escribiendo, así como asegurarse de que esté libre de errores antes de distribuirla. Siga estos cuatro pasos al escribir una nota de negocios.
Paso 1: crea el encabezado de la nota
Los memorandos comerciales que se imprimirán o enviarán por correo electrónico como archivos adjuntos deben comenzar con un encabezado que enumere los nombres de los miembros del personal que los recibirán. Si la nota se incluirá en el cuerpo de un correo electrónico, esta sección no es necesaria porque el programa de correo electrónico le proporcionará la información que normalmente se incluye en el encabezado de una nota.
Ejemplo de encabezado de nota:
El encabezado de una nota generalmente incluye las siguientes líneas:
Nota para: Complete los nombres de los destinatarios
De: Nombre completo del remitente
Fecha: Fecha de envío de la nota
RE: Línea de asunto específica; una breve explicación de lo que trata el memorándum
CC: Nombres de la persona o personas que recibirán una copia del memorándum (opcional; utilícelo solo si el memorándum se va a copiar a otras personas)
Consejos de encabezado
Siga estos consejos al crear el encabezado de su nota:
Los encabezados deben incluir el nombre completo (sin apodos) de la persona o personas que recibirán el documento. También debe incluir su nombre completo y la fecha en que se preparó el memorándum. La siguiente parte del encabezado es el asunto del memorándum, que generalmente se indica con «RE:», que significa «con respecto a». Haz que el tema sea lo más específico posible. En lugar de un encabezado general como «Nueva política», elija «Nueva política para programar vacaciones». Si el menú se copiará a otras personas, termine el encabezado con una línea CC:. El significado de CC: en este contexto es «copia carbónica». Si está copiando varios destinatarios, simplemente enumere todos los nombres, asegurándose de separar cada uno con una coma.
Paso 2: escribe el cuerpo del memorándum
El cuerpo de una nota es donde se transmitirá la información. Incluye tres componentes clave:
Introducción: Este debe ser un párrafo corto de dos o tres oraciones que les permita a las personas saber el motivo del memorándum de manera directa.
Recomendaciones o propósito: Esta sección llega al meollo del mensaje utilizando puntos clave, aspectos destacados o información de fondo. Puede incluir detalles de apoyo como hechos y estadísticas, así como ejemplos y razones para el memorándum.
Clausura: El cierre/conclusión del memorando debe aclarar qué acción debe tomarse y cuándo debe completarse o reiterar las noticias oportunas incluidas en el memorando.
Paso 3: finalice la nota antes de enviarla
Revise el memo cuidadosamente antes de enviarlo. Asegúrese de que esté libre de errores tipográficos y de que el documento transmita con precisión los puntos que desea transmitir. Use las siguientes pautas cuando evalúe lo que ha escrito y haga los cambios necesarios.
Apropiado para la audiencia: Verifique que el documento sea apropiado para la educación, los antecedentes, el estado de la empresa y las necesidades de los destinatarios.
Conciso: Elimine las palabras innecesarias y mantenga el memorándum en una página o menos en la mayoría de las circunstancias.
Coherente: Asegúrese de que la estructura de la nota sea simple y lógica y que cada párrafo se limite a una idea.
Legibilidad: Asegúrese de que los párrafos sean breves y utilice viñetas para enumerar los detalles clave.
Terminología: Use terminología apropiada que se pueda esperar que la audiencia entienda.
Tono fáctico: Verifica que el tono sea profesional y que no hayas incluido palabras cargadas de emoción.
Apariencia: Asegúrese de que el documento terminado sea visualmente atractivo y fácil de leer.
Puede ser un desafío revisar su propia escritura, por lo que es posible que desee que un colega de confianza revise el memorándum una vez que esté bastante seguro de que no contiene errores. Tener ese segundo par de ojos puede ayudarlo a detectar y corregir errores adicionales.
Paso 4: Distribuya el Memorándum
Los memorandos se pueden distribuir impresos o por correo electrónico.
Distribuir notas impresas
¿Planea distribuir su memorándum en formato impreso (impreso)? Cuando esté seguro de que el memorándum está listo para enviarse, escriba a mano sus iniciales junto a su nombre en la línea «De», luego copie y distribuya el documento a los destinatarios. Sus iniciales sirven como una forma de firma en una nota.
Envío de notas por correo electrónico
Si está enviando una nota por correo electrónico, se recomienda convertirla en un documento PDF antes de enviarla, de modo que pueda estar seguro de que el formato de la nota se transmitirá a todos los que la reciban. Una vez que haya hecho eso, simplemente ingrese las direcciones de correo electrónico apropiadas, adjunte la nota y agregue una línea de asunto descriptiva. También puede agregar algunas líneas de texto introductorio en el cuerpo del correo electrónico para indicar a los lectores que abran el archivo adjunto antes de hacer clic en ‘enviar’.
Plantilla de memorándum de muestra imprimible
Si bien puede aplicar los consejos anteriores para configurar y formatear una nota usted mismo, también puede resultarle útil comenzar con una plantilla preformateada. Si desea hacer esto, simplemente haga clic en la imagen a continuación y se abrirá una plantilla personalizable que puede editar, guardar e imprimir como un documento PDF en una ventana separada. Si necesita ayuda para descargar la plantilla, consulte estos útiles consejos.
Una vez que la plantilla esté abierta, haga clic en cualquier parte del documento para reemplazar el ejemplo del texto con los detalles de su nota, asegurándose de seguir los consejos descritos anteriormente. Cuando haya terminado, use los comandos del menú para guardar e imprimir.
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